Gestion administrative des achats externalisée
La gestion administrative des achats permet d’assurer l’efficacité des opérations d’une entreprise. Vous avez besoin d’une aide externe pour optimiser les coûts et gérer efficacement les relations avec les fournisseurs ? Confiez la gestion administrative de vos achats à notre équipe dédiée. Spécialisé dans l’externalisation administrative depuis une dizaine d’années, Assistant Facile vous propose des services personnalisés pour garantir une gestion rigoureuse des ressources.
Améliorez dès maintenant vos processus de gestion administrative avec Assistant Facile. Bénéficiez d’un service sur mesure adapté à vos besoins.
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Qu’est-ce que la gestion administrative des achats ?
La gestion administrative des achats regroupe les processus qui vont permettre à une entreprise de répondre à ses besoins en matières premières, en produits finis, ou en services. Cela implique une coordination rigoureuse entre plusieurs départements pour assurer que chaque commande soit exécutée dans les meilleures conditions.
Parmi les éléments clés de cette gestion, on retrouve :
- L'établissement des besoins internes
- La recherche et la sélection des fournisseurs
- La négociation des conditions d'achat
- Le suivi des commandes et des livraisons.
Pourquoi externaliser la gestion administrative des achats ?
Nombreuses sont les raisons qui peuvent pousser une entreprise à opter pour l’externalisation de la gestion administrative des achats. Un service d’achat débordé, des acheteurs éparpillés, un coût global trop élevé, des pics de charge importants… Quelle que soit la raison, l’externalisation peut soulager vos équipes internes et assurer la bonne exécution des tâches administratives liées aux achats.
Grâce à l’externalisation, vous bénéficiez :
- D’une flexibilité totale avec des prestations modulables selon vos besoins spécifiques. Que ce soit pour gérer une surcharge de travail ponctuelle ou pour renforcer vos équipes, vous bénéficiez d’un service personnalisé.
- D’une réduction des coûts opérationnels : vous n’avez plus besoin d’investir dans des ressources internes coûteuses comme le recrutement, la formation et la gestion d’un personnel dédié aux achats.
- D’une nette amélioration de votre efficacité : avoir accès à une expertise approfondie vous permet de rationaliser les processus d’achats et d’automatiser les tâches administratives qui peuvent améliorer la rapidité et la précision de chaque transaction.
- D’une réduction des risques : les prestataires spécialisés sont mieux équipés pour gérer les risques liés à la chaîne d’approvisionnement. Les transactions sont effectuées de manière transparente et sont conformes aux réglementations en vigueur.
Gestion administrative : nos solutions
Pour répondre à vos besoins en gestion administrative, Assistant Facile propose une gamme complète de solutions adaptées à chaque domaine de votre entreprise :
Quelles sont les responsabilités d’un assistant administratif des achats ?
Préparation des projets d’achat
L’une des principales missions de notre professionnel consiste à préparer les projets d’achat. Notre assistant administratif des achats assiste les acheteurs en interne sur l’ensemble du processus. Il se charge de la collecte des besoins et élabore les cahiers des charges destinés aux fournisseurs. C’est aussi à lui qu’incombe le choix des outils de sourcing. Notre professionnel cherche et sélectionne les fournisseurs les plus adaptés. Il s’occupe aussi de la préparation de la phase de négociation. Cela passe par la documentation des fournisseurs et de l’identification des points d’attention pour les négociationsParticipation aux relations commerciales avec les fournisseurs
Notre assistant administratif des achats sert de trait d’union entre les fournisseurs et son entreprise. Il lance les consultations en demandant des devis détaillés, analyse et compare les offres, traite et saisit les tarifs et vérifie leur cohérence. Celui-ci s’occupe aussi de l’actualisation des conditions contractuelles.Gestion administrative des commandes
Vous pouvez également confier à notre assistant la gestion des commandes, qui fait aussi partie de ses responsabilités. Notre expert contrôle les paramètres d’approvisionnement comme le niveau de stocks. Il veille au respect des délais de livraison et à la conformité des produits reçus. Notre gestionnaire administratif des achats s’occupe aussi de l’émission et du suivi des bons de commande. Il gère les bons de réception, les factures et les règlements.Reporting et saisie des dossiers fournisseurs
La production et la mise à jour des reportings et tableaux de bord relatifs aux activités d’achats peuvent aussi être confiés à notre assistant administratif des achats. Ce dernier actualise les bases de données internes dédiées aux transactions, aux fournisseurs et aux produits. Il se charge d’analyser les achats, de les classer par famille et de préparer les statistiques pour faciliter l’analyse des performances.Les objectifs stratégiques de la gestion administrative des achats
La gestion administrative des achats poursuit plusieurs objectifs stratégiques au sein d’une entreprise.
- La maîtrise des coûts : optimiser les processus d’achats permet à l’entreprise de négocier de meilleures conditions avec ses fournisseurs. Elle peut ainsi réduire les coûts liés aux matières premières et services.
- La continuité de la chaîne d’approvisionnement : une bonne gestion administrative des achats minimise les risques d’interruption. Les produits achetés restent de qualité et les délais de livraison sont respectés.
- Le renforcement des relations commerciales : la gestion administrative des achats permet de renforcer les relations commerciales avec les fournisseurs. Elle favorise des partenariats durables et profitables.
Les compétences requises pour un assistant administratif des achats
Les compétences techniques
Notre assistant maîtrise les méthodologies d’achat et les étapes du processus d’achat. Il est aussi capable de manipuler les outils bureautiques, notamment le Pack Office, et un ERP dédié à la gestion des achats. Notre professionnel possède une bonne connaissance du secteur d’activité de l’entreprise et peut anticiper les besoins et identifier les meilleurs fournisseurs pour votre entreprise. Il maîtrise parfaitement l’anglais. La connaissance d’une deuxième langue étrangère est l’un de ses principaux atouts.Les aptitudes professionnelles
Notre assistant possède des qualités relationnelles et peut travailler au sein d’équipes pluridisciplinaires. L’esprit d’équipe, le goût pour les chiffres, l’organisation, et la rigueur dans le recueil et le traitement des données font partie de ses principales qualités. Nos professionnels font preuve de discrétion et ont un sens développé de la communication.Demander un devis gratuit et rapide.
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