Secrétariat externalisé
Votre budget ne vous permet pas de recruter un secrétaire administratif ? Vous cherchez un prestataire de services administratifs pour gérer vos courriers, planifier les rendez-vous et suivre vos dossiers ? Confiez votre secrétariat à notre assistant administratif. Fort de 10 années d’expérience dans l’externalisation administrative, Assistant Facile met à votre disposition une équipe diplômée et formée pour répondre à vos besoins. Choisir l’externalisation, c’est opter pour la flexibilité et l’efficacité.
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Externalisation du service de secrétariat : les missions prises en charge
Vous avez besoin de services de secrétariat téléphonique pour répondre à vos besoins ponctuels ? Vous cherchez un assistant administratif pour assurer une continuité permanente dans la gestion administrative ? Assistant Facile vous garantit une prise en charge complète et sur-mesure de vos besoins administratifs.
Voici quelques-unes des principales tâches que nous prenons en charge :
- Organisation d’événements et de déplacements : nous prenons en charge l’organisation d’événements, la réservation d’hôtels, de restaurants, de taxis ou de tout autre service logistique nécessaire pour le bon déroulement de vos activités.
- Gestion d’agenda et prise de rendez-vous : notre équipe s’occupe de la planification de vos rendez-vous ainsi que la gestion complète de votre agenda. Vous bénéficiez d’un suivi précis et d’une organisation optimisée.
- Relance des impayés : nous assurons un suivi régulier des paiements en retard et procédons aux relances nécessaires pour éviter les impayés et maintenir votre trésorerie saine.
- Rédaction de courriers et saisie de documents : notre équipe s’occupe de la mise en forme et de la gestion de vos documents (courriers administratifs, devis, factures, etc.).
- Mise à jour de fichiers informatiques : nous assurons la création, la saisie et la mise à jour de vos bases de données et fichiers divers sous Excel, Word, PowerPoint ou Access.
- Gestion de l’accueil téléphonique : nos professionnels se chargent de la gestion de votre standard téléphonique, la prise de messages et le filtrage des appels.
- Numérisation et classement de documents : nous effectuons la numérisation, le classement et l’archivage numérique de vos documents administratifs.
- Envoi de courriers : nous prenons en charge la rédaction, l’impression et l’envoi dans les délais impartis de vos courriers papier ou électroniques.
Comment se déroule le service de secrétariat externalisé ?
L’externalisation du secrétariat suit un processus structuré pour une prise en charge complète et efficace de vos besoins administratifs. Voici les principales étapes que nous avons mises en place pour garantir une transition fluide.
Évaluation des besoins
Nous commençons par une analyse approfondie de vos besoins spécifiques en termes de secrétariat. Nous pourrons ainsi définir les missions à externaliser et le niveau de service attendu.Mise en place des outils
Une fois vos besoins définis, nous établissons un plan d’action. Nous implémentons les outils nécessaires pour une gestion à distance de vos activités. Cela peut inclure des plateformes collaboratives, des logiciels de gestion et des systèmes de communication sécurisés.Déploiement des services
Une fois les outils en place, notre équipe dédiée se met au travail, tout en respectant les délais et la qualité exigés.Suivi et ajustements
Au fur et à mesure de notre collaboration, nous mettons en place un suivi régulier pour évaluer la qualité du service et ajuster notre prestation en fonction de l’évolution de vos besoins.Les avantages de l’externalisation du service de secrétariat
Grâce au service de secrétariat externalisé, votre entreprise peut :
- Réduire les coûts fixes liés aux salaires, aux charges sociales et à l’acquisition de matériel de bureau. Vous ne payez que pour les services dont vous avez réellement besoin.
- Ajuster la prestation en fonction de la charge de travail. Nos assistants sont disponibles en temps réel pour s’adapter à vos besoins, même en cas d’imprévus.
- Accéder à des compétences spécialisées. Vous bénéficiez du savoir-faire d’assistants qualifiés et expérimentés.
- Améliorer la productivité de votre personnel interne en l’allégeant des tâches chronophages.
Secrétariat externalisé : pourquoi choisir Assistant Facile ?
Assistant Facile est reconnu pour son expertise dans l’externalisation des services administratifs, et ce, depuis une quinzaine d’années. Nos assistants sont rigoureusement formés pour répondre aux exigences de chaque entreprise. Nous adaptons nos solutions à vos besoins spécifiques, qu’il s’agisse d’une externalisation ponctuelle ou à long terme. Vous bénéficiez aussi d’un interlocuteur dédié qui connaît parfaitement votre dossier et vous accompagne dans la gestion quotidienne de vos tâches administratives.
Optimisez vos coûts et votre productivité en externalisant votre secrétariat avec Assistant Facile !
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