La gestion d’un patrimoine immobilier, d’une agence ou de plusieurs biens génère de nombreuses tâches administratives : appels, e-mails, rendez-vous, dossiers locataires, factures, compteurs, indexations de loyers, documents techniques ou échanges avec les différents intervenants.
Assistant Facile met à votre disposition un secrétaire immobilier externalisé, sélectionné selon votre activité, vos outils et les missions que vous souhaitez déléguer.
Votre secrétaire immobilier travaille à distance avec votre direction et vos équipes. Il assure le suivi quotidien de vos dossiers afin de vous permettre de vous concentrer sur la gestion, la commercialisation et le développement de votre activité.
Présentez-nous les tâches immobilières que vous souhaitez déléguer.
Les tâches administratives peuvent rapidement ralentir le travail d’un dirigeant, d’un gestionnaire de biens ou d’une équipe immobilière. Lorsque les appels, les documents et les relances s’accumulent, certaines échéances risquent d’être oubliées et les dossiers avancent moins rapidement.
Faire appel à un secrétaire immobilier à distance permet de :
Vous définissez les missions, les priorités et les validations nécessaires. Votre secrétaire assure ensuite leur traitement et vous informe de l’avancement des dossiers.
Le périmètre de votre secrétaire immobilier dépend de votre activité, du nombre de biens suivis et du niveau d’autonomie souhaité.
Il peut assurer des tâches générales de secrétariat ainsi que des missions administratives propres au secteur immobilier.
Votre secrétaire immobilier peut prendre en charge les appels entrants et traiter les e-mails reçus par votre entreprise.
Selon les consignes définies, il peut :
Cette organisation améliore la réactivité de votre entreprise et évite que certaines demandes restent sans réponse.
Votre secrétaire organise les rendez-vous de la direction, des gestionnaires ou des collaborateurs concernés.
Il peut vérifier les disponibilités, envoyer les invitations, confirmer les rendez-vous et préparer les informations nécessaires avant chaque échange.
Il peut notamment coordonner des rendez-vous avec :
Votre secrétaire immobilier peut préparer les réunions avec vos équipes et vos partenaires.
Il rassemble les documents nécessaires, confirme la présence des participants et organise les informations utiles à la réunion.
Après l’échange, il peut rédiger un compte rendu clair précisant :
Les décisions importantes restent validées par votre entreprise.
Votre secrétaire immobilier assure le suivi administratif de vos dossiers afin que les informations restent accessibles et à jour.
Il peut notamment :
Un tableau de bord peut être mis en place pour visualiser les dossiers terminés, en cours ou en attente de validation.
Votre secrétaire apprend à utiliser le CRM ou le logiciel de gestion employé par votre entreprise.
Après une formation à vos procédures, il peut :
La mise à jour régulière du CRM facilite le partage des informations entre vos collaborateurs.
Votre secrétaire immobilier peut accompagner administrativement le suivi des biens mis en location.
Son intervention ne remplace pas les décisions du propriétaire ou du gestionnaire. Elle permet de préparer les dossiers, de suivre les demandes et d’assurer la circulation des informations.
Avant la mise en location d’un bien, votre secrétaire peut centraliser les documents et coordonner les différentes étapes administratives.
Il peut notamment :
Il peut également assurer les échanges avec l’agence immobilière chargée de la commercialisation du bien.
Votre secrétaire immobilier peut mettre à jour les informations relatives aux locataires et assurer le suivi des demandes administratives.
Selon vos procédures, il peut :
Les validations contractuelles, juridiques ou financières restent effectuées par les personnes habilitées.
Lors d’une entrée ou d’une sortie de locataire, votre secrétaire peut accompagner le suivi administratif des compteurs.
Il peut préparer les informations nécessaires, contacter les organismes concernés, transmettre les relevés disponibles et vérifier que les démarches ont bien été enregistrées.
Les justificatifs peuvent ensuite être classés dans le dossier du bien.
Votre secrétaire peut préparer le suivi administratif des indexations de loyers à partir des informations et des règles fournies par votre entreprise.
Il peut également :
Votre entreprise conserve la responsabilité du calcul, de la validation et des décisions relatives aux loyers.
Chaque bien immobilier peut être associé à de nombreux documents : attestations, factures, contrats, rapports techniques, documents énergétiques ou échanges avec les différents intervenants.
Votre secrétaire immobilier peut centraliser, classer et mettre à jour ces informations.
Lorsque votre activité concerne des biens situés dans une zone où le certificat PEB est utilisé, votre secrétaire peut assurer le suivi administratif de ces documents.
Il peut notamment :
L’établissement et la validation du certificat restent confiés au professionnel compétent.
Votre secrétaire assure le classement numérique et, selon l’organisation prévue, l’archivage des documents papier.
Il peut créer une arborescence par bien, par locataire ou par type de document.
Une organisation cohérente permet à vos équipes de retrouver plus rapidement :
Votre secrétaire immobilier peut devenir l’interlocuteur administratif de vos partenaires.
Il centralise les informations, suit les demandes et transmet les éléments nécessaires aux personnes concernées.
Votre secrétaire peut communiquer avec les agences chargées de la mise en location, de la vente ou du suivi de certains biens.
Il peut :
Les négociations et les décisions commerciales restent assurées par votre entreprise.
Votre secrétaire peut assurer le lien administratif avec les études notariales.
Il peut centraliser les demandes, transmettre les documents validés, suivre les pièces manquantes et mettre à jour le calendrier du dossier.
Il informe ensuite la direction ou le responsable concerné des nouvelles demandes et des prochaines échéances.
Lorsque des travaux sont prévus, votre secrétaire peut faciliter les échanges entre votre entreprise, les architectes, les entrepreneurs et les autres intervenants.
Il peut organiser les rendez-vous, transmettre les documents, rédiger les comptes rendus et suivre les actions convenues.
La rénovation ou l’entretien d’un bien demande de coordonner plusieurs entreprises et de nombreux documents.
Votre secrétaire immobilier peut prendre en charge le suivi administratif et logistique des interventions, sous la supervision de votre entreprise.
Il peut notamment :
Les choix techniques, la sélection définitive du prestataire et la validation des dépenses restent sous la responsabilité du client.
Votre secrétaire peut vérifier la cohérence administrative des factures relatives aux prestations de services et aux interventions réalisées sur les biens.
Il peut contrôler :
En cas d’anomalie, il contacte le fournisseur ou transmet le document à la personne chargée de sa validation.
Il peut également mettre à jour le tableau de suivi des factures et classer les documents après leur traitement
Oui. Un secrétaire immobilier externalisé peut intervenir en complément de votre équipe existante.
Il peut servir de relais administratif :
Les procédures et les accès sont définis en amont afin de faciliter la reprise des tâches et de maintenir la continuité du service.
Notre service peut répondre aux besoins de différentes structures.
Le secrétaire peut gérer les appels, les e-mails, les rendez-vous, les documents et le suivi administratif des dossiers.
Il peut accompagner le suivi des locataires, des loyers, des compteurs, des documents et des interventions techniques.
Le secrétaire peut centraliser les informations relatives aux biens et faciliter les échanges avec les prestataires, les agences et les notaires.
Il peut suivre administrativement les réunions, les documents, les fournisseurs et les différentes étapes des dossiers.
Un propriétaire disposant de plusieurs biens peut lui confier le suivi des demandes, des documents, des échéances et des prestataires.
Le secrétaire peut accompagner une entreprise qui possède ou exploite plusieurs locaux, bureaux, commerces ou logements.
Assistant Facile sélectionne ses profils en fonction des missions, des outils et du niveau d’autonomie attendu.
Un secrétaire immobilier doit notamment posséder :
La connaissance de l’anglais peut également être demandée lorsque certains locataires ou partenaires ne communiquent pas en français.
Selon votre environnement de travail, votre secrétaire peut utiliser :
Une formation interne peut être organisée pour lui permettre de maîtriser les procédures et les outils propres à votre entreprise.
Nous identifions les tâches à déléguer, le nombre de biens concernés, les interlocuteurs, les outils utilisés et les résultats attendus.
Nous précisons les missions, les priorités, les horaires, les délais et les actions nécessitant votre validation.
Assistant Facile sélectionne un secrétaire dont les compétences correspondent à votre activité et à votre organisation.
Vous transmettez les consignes, les exemples et les accès nécessaires. Une période de prise en main permet au secrétaire de découvrir votre patrimoine, vos méthodes et vos outils.
La collaboration peut commencer avec quelques missions prioritaires. Le périmètre est ensuite élargi lorsque les procédures sont maîtrisées.
Un tableau de bord ou un compte rendu permet de suivre les tâches terminées, les dossiers en attente et les actions nécessitant votre intervention.
Le tarif dépend notamment :
La prestation peut être définie pour répondre à un besoin régulier, ponctuel ou évolutif.
Vous recevez une proposition adaptée aux missions réellement confiées.
Ne laissez plus les appels, les documents, les locataires et les relances ralentir la gestion de votre patrimoine immobilier.
Assistant Facile sélectionne un secrétaire immobilier à distance capable de s’adapter à vos outils, à vos procédures et aux particularités de vos biens.
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